CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS DU CLUB DES ALUMNI DE L’UNIVERSITÉ ADVENTISTE D’HAÏTI (CALUNAH)

 

PRÉAMBULE

Nous, les représentants des anciens élèves et employés de l’Université Adventiste d’Haïti (UNAH), en vue d’agrémenter l’esprit, la fierté et la tradition de la vie estudiantine et constituer effectivement une voix pour les anciens étudiants de l’Association des Alumni, ordonnons et établissons cette constitution dans le but d’unir les anciens étudiants et employés et Supporters de l’ Université Adventiste d’Haïti et servir comme le canon officiel de l’Association des anciens étudiants de l’ UNAH dans la diaspora.

Article I a) NOM

Le nom de l’Association est “ Club des Alumni de l’Université Adventiste d’Haïti” et son sigle est CALUNAH

Sa structure comporte un palier dit CALUNAH Central et des chapitres qui relèvent de la supervision du bureau central.

Article I b) Siège Social:

Le siège social de l’Association est dans l’Etat de New York. En cas de besoin le Conseil des Directeurs prendra un vote pour transférer le siège.

Article II – Objectifs:

Les objectifs de cette Association consistent à:

  1. Recruter des membres (Anciens étudiants, employés, supporters)

  2. Organiser des activités de levée de Fonds pour financer certains projets de l’Université.

  3. Eriger un solide soutien et de la loyauté pour l’UNAH au sein de ses anciens étudiants, employés et amis.

  4. Encourager un esprit de solidarité parmi les constituants*. (Anciens employés et étudiants). Promouvoir un réseau de solidarité parmi les constituants*. * Les membres de l’Association.

  5. Informer les membres au sujet des actualités du développement de L’Université Adventiste d’Haïti. (UNAH)

  6. Faciliter des échanges d’informations et d’expériences entre l’UNAH et ses ressortissants: anciens employés et étudiants.

  7. Faire représenter CALUNAH dans les évènements communautaires.

  8. Procurer, dans les limites de ses possibilités, des services aux alumni.

Article III- MEMBRES

Il y aura trois catégories de membres réparties comme suit:

  1. Membres réguliers : Tout diplômé de l’UNAH et tout individu qui ayant complété au moins un semestre d’étude en bonne et due forme et n’étant pas présentement immatriculé comme étudiant.

  2. Membres associés : Tous les membres du staff administratif, du personnel enseignant, du comité directeur de l’UNAH et tous employés - anciens ou actuels - qui ne sont pas membres réguliers.

  3. Membres honoraires : Des personnes qui ont rendu ou qui peuvent rendre des services de valeur à l’UNAH ou à CALUNAH. Le statut de membre honoraire sera conféré par un vote de 2/3 du comité directeur de CALUNAH. d). Seuls les membres réguliers sont éligibles à voter et à occuper des postes de responsabilités au niveau de CALUNAH.

  4. Tous les membres apportent un appui financier annuel á CALUNAH.

Article IV- TERRITOIRE

CALUNAH opère couramment en Amérique du Nord. Ses portes sont largement ouvertes à tous les ressortissants de l’UNAH vivant en dehors d’Haïti. De plus, quand il est question de servir, CALUNAH se veut sans frontières.

Article V- CONSEIL DES DIRECTEURS

Le conseil des Directeurs est un corps formé des personnalités suivantes : le/la Chairman, le président en exercice de sa fonction de CALUNAH qui sert de secrétaire à ce comité, le président sortant, le président de l’Université Adventiste d’Haïti (UNAH) ou son représentant, le doyen des affaires estudiantines de l’ UNAH , le président de l’Association des Alumni de l’ UNAH en Haïti,4 membres choisis parmi les constituants et un Président de Chapitre à désigner par le Chairman sur une base rotative annuelle. Le conseil des Directeurs est élu pour un terme de trois ans par les constituants.

Article VI – COMITÉ EXÉCUTIF

Le comité exécutif est un corps constitué de membres désignés par le conseil des Directeurs. Il s’agit des suivants : Le Président qui sert de chairman, Le Vice-Président exécutif, le secrétaire exécutif, le trésorier, les présidents de chapitres, le vice-président de fundraising , le vice-président des relations publiques, Le responsable de communications, l’Aumônier, deux conseillers et deux membres additionnels. Le Comité exécutif peut, dans limite de ses pouvoirs recommande au conseil des directeurs des commissions pour l’aider dans l’accomplissement de sa tâche. Les membres du comité Exécutif sont nommés pour un terme de deux ans.

Article VII de la Centralisation de CALUNAH

CALANAH administré par le Comité exécutif sera désigné comme CALUNAH Central. Ce bureau central Consolide les opérations de tous les Chapitres établis et explore de nouveaux territoires pour en ouvrir d’autres. a) Les officiers de CALUNAH Central travailleront avec leurs homologues de Chapitres pour les conseiller et leur fournir du matériel approprié, à la poursuite des mêmes objectifs. b) CALUNAH Central recevra des rapports périodiques de tous les Chapitres.

Article VIII Des Chapitres

Des Chapitres seront établis dans chaque état ou groupe d’états en rapport avec le nombre de ressortissants de l’UNAH. Un chapitre se définit comme un groupe d’anciens élèves, employés, amis et supporters de l’UNAH qui se réunissent sur une base régulière. Ils doivent être au moins trente (30) provenant de deux ou trois états ou provinces contiguës et offrant la possibilité d’une structure organisationnelle s’apparentant à CALUNAH Central, pour être organisés en chapitre. Le chapitre en perspective présentera sa requête à CALUNAH Central. Les officiers des chapitres seront nommés par le Conseil des directeurs pour un mandat de deux ans. Les chapitres, quoique jouissant d’une certaine autonomie, relèvent de la supervision de CALUNAH Central et soumettront leurs rapports périodiques.

ARTICLE IX - DES CORRESPONDANTS REGIONAUX ET DES AMBASSADEURS

Un Correspondant Régional (CR) sera désigné par un chapitre donné lorsqu'il y a un groupe minimum de ressortissants localisés à une distance d'au moins 200 kms ou 125 miles du siège de ce chapitre. Le CR est un agent bénévole qui s'engage à recruter, organiser, motiver et communiquer des informations à un groupe d'intéressés au Mouvement de CALUNAH. Il entretient des rapports avec le chapitre le plus proche dont il relève. Il est le recruteur principal et le porte-parole de l'Association auprès des membres postulants de la région. Il collabore avec le secrétaire du chapitre pour l'enregistrement des membres et la mise à jour du "data base". Il peut, sous invitation, participer aux délibérations de Comité du Chapitre. Un Ambassadeur sera désigné pour servir de liaison entre le chapitre et la congrégation adventiste locale. C'est lui qui transmet toutes informations et nouvelles de CALUNAH à la congrégation locale. Il maintient un contact étroit avec le chapitre couvrant son territoire.

ARTICLE X - AMENDEMENT

La Constitution et les Règlements de CALUNAH peuvent être amendés comme jugé nécessaire par le Conseil des Directeurs. Ce Conseil nommera une Commission d'Amendement qui travaillera à cet effet. Le document amendé sera approuvé par les deux tiers des membres du Conseil qui, à son tour le soumettra au vote, lors d'une Assemblée Générale des membres pour être adopté.

ARTICLE XI - DISSOLUTION

En cas de dissolution, les Officiers exécutifs de CALUNAH disposeront de tous les titres de propriétés, biens et effets au profit de l'Université Adventiste d'Haïti.

 

RÈGLEMENTS

Article 1. Du conseil des Directeurs

Les officiers du conseil des Directeurs serviront pendant une période trois ans. Ils se réuniront au moins une fois l’an dans le but:

  1. D’adopter les règlements généraux de CALUNAH,

  2. De recevoir des rapports du comité exécutif de CALUNAH,

  3. De désigner le directeur exécutif ou président, le secrétaire, le trésorier et les membres du comité exécutif de CALUNAH,

  4. D’approuver des applications de droit de membre pour établir des sous-chapitres de CALUNAH dans divers Etats Américains et Provinces du Canada,

  5. D’approuver le budget annuel de CALUNAH,

  6. D’autoriser les principaux projets, plans stratégiques, calendrier annuel, et recevoir le rapport de vérification de CALUNAH,

  7. D’approuver et de recommander à l’assemblée triennale les amendements à la constitution et aux règlements.

Le Conseil des directeurs organisera des élections chaque trois ans pour nommer les directeurs et les membres composant ce dit corps.

Article 2. De la Compensation des officiers

Tous les membres du conseil des Directeurs, officiers et membres du comité exécutif de CALUNAH, ou tout membre occupant une fonction quelconque dans l’Association, serviront sans compensation aucune. Leur service est tout-à-fait volontaire.

Article 3. Du Comité Exécutif

Le Comité Exécutif est responsable de la planification et de l’exécution des projets divers en vue de l’avancement de CALUNAH, y compris (incluant) la campagne annuelle de donation, banquet annuel etc.

Il autorise toutes les dépenses conformes au budget approuvé par le conseil des Directeurs. Les membres du comité exécutif sont nommés pour deux ans par le conseil des Directeurs. Les ‘chairpersons’ de tous les sous-comités sont automatiquement membres du comité exécutif.

Article 4. Des Officiers Exécutifs

Section a. Le Directeur ou Président est l’exécutif en chef de l’Association. Il est nommé par le conseil des Directeurs et ratifié par les constituants pour une durée de deux ans. Il a pour responsabilité de:

  1. Coordonner tous les aspects de CALUNAH,

  2. Servir comme secrétaire du conseil des Directeurs,

  3. Siéger comme chairman du Comité Exécutif,

  4. Convoquer toutes les séances du comité exécutif,

  5. Servir comme membre du conseil des Directeurs et de tous les sous/comités,

  6. Prendre des décisions pour CALUNAH en consultation avec le Chairman du conseil des Directeurs dans l’intervalle des réunions du Comité,

  7. D’intervenir comme porte-parole officiel de CALUNAH etc.

  8. Coordonner les activités du Club avec l’Université et avec l’Association des Alumni de l’Université Adventiste en Haïti (ASSALUNAH).

Au terme de son mandat, le président de CALUNAH deviendra membre du conseil des Directeurs, s’il n’a pas été demi de ses fonctions pour des causes répréhensibles.

Section b. Le vice-président Exécutif assiste le Président dans toutes ses activités. Il le remplace en cas d’absence ou démission.

Section c. Le Secrétaire Exécutif est chargé de la correspondance interne et externe de CALUNAH. Il présente un rapport à chaque réunion régulière du comité Exécutif. Il est responsable de conserver les documents et archives de l’Association. Il maintient à jour le dossier des membres de CALUNAH. C’est lui qui informe les tierces parties de toutes les activités de l’Association.

  1. Il publie le plan stratégique de CALUNAH sur le site WEB de CALUNAH

  2. Il fait publier sur le site WEB CALUNAH la liste des projets adoptés par le comité exécutif.

  3. Il fait publier sur le site WEB de CALUNAH un rapport trimestriel sur le progrès des projets en cours.

Section d. Le Trésorier est responsable de toutes les activités financières de l’Association.

  1. Il détient les livres de compte et cosigne les chèques bancaires avec le président du comité exécutif.

  2. Il travaille en étroite collaboration avec le vice-président pour fundraising.

  3. Il soumettra un rapport à chaque réunion régulière du comité Exécutif.

  4. Il prépare et soumet au comité le budget annuel de l’Association.

  5. Il veille à ce que tout donateur reçoive un reçu pour toute valeur encaissée et expédie ponctuellement son rapport fiscal annuel à “Internal Revenu Service (IRS)”. Il est le gardien principal du maintien du titre 501-c3 de CALUNAH.

  6. Il exécute toutes décisions approuvées par le Comité exécutif. g) Il veille à ce que toute valeur reçue pour un projet spécifique de l’UNAH soit utilisée à cette fin.

Section e. Le vice-président pour Fundraising cherchera à augmenter les recettes de l’organisation par des moyens dynamiques et efficaces. Conjointement avec le trésorier, il a la responsabilité de:

  1. Solliciter la contribution annuelle de membres via e-mails, lettres, appels téléphonique directs.

  2. Motiver les pasteurs des églises Adventistes à sécuriser un Sabbat par année pour une offrande spéciale en vue de soutenir l’éducation en Haïti.

  3. Ecrire des ‘proposals’(Projets), pour solliciter des fonds pour des projets spécifiques adoptés par le comité exécutif de CALUNAH.

Section f. Le vice-Président pour les Relations Publiques s’attellera à faire connaitre CALUNAH par les alumni de toutes les générations et par devant les institutions adventistes, (Universités, Collèges, Conférences, Hôpitaux, et les Bailleurs de Fonds).

Il a la responsabilité de:

  1. Produire des dépliants, ‘stickers’ publicitaires pour la distribution dans les églises et les activités de CALUNAH.

  2. Travailler de concert avec le vice-président de Fundraisings pour organiser des évènements de lever de fonds pour financer les projets de l’Université Adventiste d’Haïti.

Informer les medias des activités de CALUANH au profit de l’UNAH.

Section g. L’Aumônier est en charge de toutes les affaires religieuses relatives aux activités de CALUNAH. Ses services serviront avantageusement lors des démarches auprès des Pasteurs et des Eglises pour organiser les Assemblées de ‘CALUNAH Sabbat’ ou autres rencontres dans des congrégations religieuses.

Section h. Les Conseillers assistent les officiers en fonction utilisant leurs ressources en sagesse, expériences et influences pour encourager la cause du Club des Alumni de l’Université Adventiste d’Haïti.

Article 5. Des Chapitres

Section a. Le président du chapitre est nommé par le conseil des directeurs et est approuvé en assemblée générale, pour une période de deux ans.

Les autres membres des chapitres seront nommés en assemblée locale en consultation avec le président du comité exécutif de CALUNAH.

Les officiers des chapitres travailleront de concert avec leurs homologues du comité exécutif en les informant des activités de leur communauté respective par un rapport trimestriel.

Les chapitres organiseront dans leur circonscription toutes activités de fund raisings sous couvert du statut de CALUNAH.

Les fonds recueillis par les chapitres seront déposés dans un compte bancaire administré pas les officiers des chapitres.

Section b. Tout projet adopté par CALUNAH Central devient automatiquement celui des Chapitres.Les chapitres contribueront au projet de CALUNAH à un pourcentage approuvé par le comité local.

Les chapitres décideront du montant de leurs contributions au financement d’un projet.

Tout chapitre est libre de décider le financement d’un projet individuellement moyennant un vote du comité exécutif de CALUNAH.

Les Chapitres contribueront au soutien administratif de CALUNAH Central à raison de 10% des dons reçus.

Les chapitres soumettront leurs rapports trimestriels à CALUNAH Central qui les fera publier sur le site WEB de CALUNAH : Les activités, les projets adoptés et un rapport financier.

Article 6. Des Correspondants Régionaux.

Les Correspondants Régionaux (C R) sont nommés par les Chapitres. Ils entreprendront toutes les activités et initiatives relevant de leur compétence telles que recommandées par le comité Exécutif du Chapitre. Ils assisteront dans le processus de recrutement de nouveaux membres et supporters dans leurs régions et travaillent en étroite collaboration avec les officiers du Chapitre. Les Correspondants sont nommés pour une durée de deux ans.

Article 7. Des Sous-comités

Le conseil des Directeurs appointera des sous-comités suivants pour une durée de deux ans:

  1. Relations Publiques

  2. Finances (Budget et Vérification.)

  3. Evènements annuels (Banquets ou autres.)

  4. Projets spéciaux (cette commission recommandera quels projets que CALUNAH adoptera, financera ou assistera selon le cas.

  5. Fund-raising (Dons importants, allocations, etc.

Article 8. Des Réunions

Il y aura au moins une réunion du conseil des Directeurs de CALUNAH chaque année. Cette réunion se tiendra le quatrième trimestre de l’année. Néanmoins des séances spéciales peuvent être requises à n’importe quel moment par le Conseil, ou par n’importe quel groupe de cinq membres du Conseil des Directeurs.

Le Comité Exécutif se réunira chaque trimestre et ou selon les besoins du Président de CALUNAH. L’heure et le lieu de rencontre seront annoncés au moins 10 jours à l’avance.

Des réunions d’urgence demeurent une possibilité. Néanmoins, le Directeur exécutif, devra envoyer un communiqué dans les 72 heures. Et de telles réunions d’urgence peuvent se tenir via téléconférences.

Toute réunion régulière du Conseil des Directeurs ou du Comité Exécutif sera présidée par le chairman dûment élu à cet effet. Cependant en son absence, et avec son consentement, un autre officier présidera selon les provisions de la constitution. Dans le cas du comité exécutif, le Vice-Président exécutif assurera la relève. Au moins deux tiers (2/3) des membres constitueront un quorum pour transiger une affaire ou pour prendre des décisions importantes au sujet de l’Association.

Article 9. Des Minutes

Les minutes de toutes les séances de comité seront postées au web site de CALUNAH dans les sept jours qui suivent la tenue de la rencontre. Elles indiqueront la date, l’heure, le lieu, les présences ainsi que les décisions prises.

Les minutes et autres documents seront conservés par le Secrétaire exécutif dans un système d’archives aménagé spécialement à cet effet.

Article 10. De la Dissolution de l’Association

Dans l’éventualité où l’association CALUNAH devrait être dissoute ou cesserait d’exister, tous les titres de propriété, biens et effets seront liquidés au bénéfice de l’Université Adventiste d’Haïti (UNAH).

Article 11. De l’Amendement de la Constitution

Ces règlements peuvent être amendés par deux tiers de membres de l’Association présents à n’importe quelle réunion régulière lorsque l’amendement proposé n’entre pas en conflit avec les articles de la Constitution. Quand il est proposé de changer les règlements lors d’une réunion spéciale des membres de l’Association, un avis sera donné à cet effet, stipulant clairement date et lieu de la convocation et la nature de l’amendement. Ces règlements peuvent être aussi amendés par un vote des deux tiers du conseil des Directeurs, pourvu qu’un avis, incluant le langage de l’amendement, soit fourni aux membres de l’Association.

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